Las hojas de cálculo ya no son suficientes para el análisis de datos

¿Sabías que al menos uno de cada cuatro empleados podría renunciar a su empresa por no tener acceso a la información clave que les permite hacer su trabajo mejor? En la era del Big Data, gestionar la información de forma eficiente dentro de una organización no es un ‘nice to have’, pero sí un ‘must’. Por ello, te decimos por qué las hojas de cálculo ya no son suficientes para el análisis de datos.

Una consulta realizada entre empleados de Estados Unidos y Reino Unidos reveló que el 80% necesita que sus líderes compartan más información sobre el desempeño del negocio para realizar bien su trabajo. Además, 25% dijo que renunció ––o sabe de alguien que renunció–– porque no tuvo acceso a información clave, mientras que más de la mitad expresó que tener estos datos les permitirá hacer mejor su trabajo.

¿Por qué es importante el análisis de datos?

De acuerdo con la organización ISACA, el análisis de datos es clave para impulsar la productividad, la eficiencia y el crecimiento de los ingresos. Los resultados del análisis le dicen a una organización dónde pueden optimizar, qué procesos se pueden automatizar, cuáles pueden obtener una mayor eficiencia y cuáles son improductivos y, por lo tanto, no deben dedicar más recursos.

Capturar, ordenar, gestionar y poner a la disposición de la organización la riqueza de datos que una empresa genera, es clave para su éxito. De hecho, la agilidad que se detona en la ‘democratización’ de los datos dentro de una organización, no sólo fortalece la eficiencia operativa, sino que lo más importante es que impacta en el margen neto de ingresos.

Ahora, hasta hace algunos años, las empresas concentraban toda la información obtenida en hojas de cálculo. Sin embargo, este mecanismo se ha vuelto ineficiente por el volumen de datos que se generan diariamente o a cada minuto. 

Hasta 2018, el volumen de información en el mundo se calculaba en 33 zettabytes. Al cierre de 2020, casi se duplicó al llegar a 59 zettabytes, mientras que se espera que en tres años estemos creando como sociedad global 149 zettabytes.

Las spreadsheets, una herramienta insuficiente

Además del volumen casi incontrolable de información que se genera segundo por segundo, no sólo en el mundo sino en las empresas, hay otras varias razones del por qué las hojas de cálculo ya no funcionan.

1. Existen mejores herramientas. No todos los profesionistas saben utilizar Excel. Para hacer más eficiente el uso y gestión de la información, es mejor brindar herramientas tecnológicas más amigables con los usuarios. 
2. Los datos clave se esconden. No se trata de que existan hojas o renglones ocultos. El problema es que ante el volumen tan alto de información que existe en una hoja de cálculo, visualmente la información más importante se puede perder.
3. Dificulta el análisis. Si la labor de un líder comercial es saber cuál es el producto que más se vende, entonces necesita la información clave al instante y de forma resumida. Una hoja de cálculo no permite este análisis o hacer un ejercicio de comparación de forma intuitiva. 
4. Pérdida de información. ¿Les ha pasado en su organización que se perdió información? Es muy normal. En cambio, si se sube a una plataforma, ese riesgo se reduce.
5. Dificulta ser compartida. Cuando realizas un reporte o un análisis, si el usuario no sabe utilizar la hoja de cálculo, no podrá compartir el reporte o lo hará en un formato poco amigable para su lectura y comprensión.

Si quieres generar reportes de forma eficiente o es tu responsabilidad desarrollar una plataforma que ayude a los colaboradores de tu empresa a gestionar los datos para la toma de decisión, es una habilidad que desarrollarás con agilidad al estudiar una Maestría en Business Analytics.

EGADE Business School desarrolló este programa para crear líderes que sepan administrar uno de los recursos más valiosos de la nueva era: la información y los datos. El modelo es impartido por catedráticos de la Escuela de Ingeniería del Tecnológico de Monterrey, de la mano de la facultad de la escuela de negocios #1 de América Latina.

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